דעת מומחה

איך מפיקים אירוע חברה מוצלח?

דודו בנגד מפיק אירועים וותיק מציע שורה של כללי ברזל בדרך להפקה נכונה

“מה הבעיה?”, אומר המנכ”ל, “תזמיני להקה עם סאונד טוב, קצת אוכל טעים ומסכי LCD, והכל יתקתק”. אבל העניין לא כל-כך פשוט: הפקה של אירוע חברה פשוט ככל שיהיה הוא לא תהליך חפיפניקי, שום דבר לא “יתקתק”, האירוע לא יתרומם ואף אחד לא יקבל את התמורה שציפה לה.

איך באמת מצליחים להפיק אירוע מוצלח? נכון, יש לתת הרבה קרדיט לרעיון, לקונספט ולבמאי. אבל אנשי הביצוע, אלה שצריכים לתרגם את החזון לבמות, דוכנים, עמודים, אורות וקולות, הם אלה שיקבעו בסופו של דבר, האם ייווצר ה-Wow שכולם מצפים לו, או שזו תהיה “נפילה”.

אז איך עושים את זה נכון? כיצד מונעים תקלות ונפילות ואיך מרימים אירוע כמו שצריך?  שלל טיפים שאספנו עבורכן:

1. לוח זמנים. דאגי שכולם יהיו מודעים ללוח הזמנים האופטימלי להפקה.

הכי חשוב: תכנני לוח זמנים שכולל את כל הספקים ואת נקודות ה”אל חזור”, אותן נקודות זמן שלאחריהן כבר לא ניתן    יהיה לבצע את הדברים כמתוכנן. מיותר לציין, שמרווחי ביטחון הם הנשק הסודי שלך במקרה של תקלות בלתי צפויות. ציין בלו”ז לא רק את מועד תחילת ההקמה, אלא גם את מועד הסיום המצופה עבור כל מרכיב באירוע  על-מנת למנוע מצב שבו ספק אחד יעכב את כניסתם של ספקים אחרים לעבודה. יש לוודא את הביצוע בפועל.

2. הכל בכתב. הימנעי מסיכומים בעל-פה, דאגי שכל החלטה וסיכום יהיו מגובים במסמך מסכם שיופץ אל הנוגעים בדבר, וסייעי לספקים לעמוד בציפיות שלך.

3. שקיפות. אל תשאירי מקום לאי הבנות ולציפיות לא ממומשות שיתגלו ביום האירוע, או לרגע בו יהיה מאוחר מדי לבצע שינויים.

4. ניסיון של אחרים. בררי באלו בעיות נתקלו מנהלות רווחה אחרות בתכנון אירועים וכיצד פתרו את הבעיות. כדאי ללמוד מניסיונם של אחרים.

5. מפיק חיצוני. עבדי עם מפיק מנוסה בעל המלצות טובות שידאג לכל הפרטים הטכניים של האירוע כמו רישוי האירוע מול גורמים מתאימים או אישורי בטיחות.

6. הערכות מראש. למרות שהאירוע עדיין אינו “סגור”, דאגי להעביר מראש מידע חשוב למבצעים ולספקים. וודאי גם שהספקים יודעים את מלוא הפרטים הנוגעים לתחומי הביצוע שלהם, אבל בנוסף, יידעי אותם גם על מה שקורה מסביב ומעבר לתחומי האחריות שלהם, כדי שלא יהיו “הפתעות” בלתי צפויות במהלך האירוע.

7. היכרות עם השטח. בצעי סיור מקדים בשטח עם כל הספקים. אל תסמכי על מילתו של המפיק או של כל אחד אחר, התרשמתי ממראה עיניים ובדקי את התוכניות שמוצעות לך בהתאם לתוואי השטח.

8. גרפיקה. מיד עם ההחלטה על קיום האירוע, דאגי שיהיו בהישג ידך לוגואים של החברה, סיסמאות, וכל חומר אחר שישמש אותך בדקה ה- 90.

9. חובת ההוכחה. מומלץ להעביר חומר גרפי לשילוט האירוע, אך ורק עם פלט גרפי. רק כך תימנע ממבוכה כאשר במקום שם החברה, תראי ציור של מיקי מאוס.

10. אין לך זמן למשחקים. בחרי לעבוד עם מקצוענים, שיצפו בעיות מראש.

11. התכוונות למטרה. הציבי תמיד לנגד עיניך את מטרת האירוע ובהתאם – בחרי תפאורה ועיצוב שמשרתים את מטרות האירוע.

12. תאורה. וודאי שמקצוען מטפל בתאורה. אין שום טעם להשקיע באירוע, או בתפאורה יפהפיים אך חשוכים. וחשוב לדעת! תאורה יפהפייה לאירוע, היא מרכיב חשוב בתפאורה, אבל תמיד צריך אופציה להחשכה ולעמעום בזמן הקרנות. ובכלל, נושא התאורה הוא בעל חשיבות עליונה, כשהאירוע כולל גם הקרנות.

13. הקרנת בכורה ובדיקת ציוד. עמדי על כך שתתבצע בדיקת ציוד טכני, עם החומרים המיועדים לשידור ו/או הקרנה באירוע, בטווח זמן שיאפשר לוודא לא רק שהציוד תקין, אלא גם שהכול עובד בצורה מושלמת, כולנו מכירים את המיקרופון שלא עובד ואת הנאומים שלא נשמעים

האירוע כמעט מתחיל, אבל יש עוד מספר פרטים שכדאי “לסגור מראש”:

1. הזמנות. שלחי הזמנות לעובדים מבעוד מועד. להזמנות יש חלק חשוב בקביעת הציפיות מן האירוע.

2. אוכל, קדימה אוכל. אל תחסכי באוכל (!) ולא בכמות המוזמנים – גם בביתך את מעדיפה שיהיה מלאי של אוכל, מעבר לדרוש, כך גם באירוע. זה יוצר חלק מהרושם. לא רק התפריט חשוב, אלא גם הכמות וגודל הצוות שמטפל בו (מלצרים, טבחים).

3. תשורות. אין אדם שלא אוהב מתנות ולכן כדאי להכין שי (אפילו צנוע) שיחולק בסיום האירוע.

לאתר כנס אירועים ותערוכות

על הכותב

ממו מגזין

ממו מגזין

השאר תגובה

דלג לתוכןכפתור לפתיחת תפריט נגישותHandicapped logo whiteHandicapped logo black

תפריט נגישות

הצהרת נגישות